Potenzial-Fragebogen – Bedarfsanalyse

Warum dieser Fragebogen?

Automatisierungsprojekte scheitern selten an der Technik, sondern an unklaren Prozessen, lückenhaften Daten und fehlender Akzeptanz im Team. Genau das klären wir vorab.

Bitte lesen Sie vor dem Ausfüllen unsere Datenschutzhinweise.

Dauer ca. 10 Minuten · Es gibt keine falschen Antworten · Ihre Angaben behandeln wir streng vertraulich.

1

Ihre Angaben

Damit wir wissen, mit wem wir es zu tun haben.

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Gewerk / Branche

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Telefon

A

Schmerzpunkte & Engpässe

Wo verbrennt Ihr Betrieb heute Zeit mit Arbeit, die eigentlich in wenigen Sekunden erledigt sein könnte?

A1 Welche Büro- und Verwaltungsarbeit raubt Ihnen oder Ihrem Team jeden Tag die Zeit, die am Ende auf der Baustelle oder zum Feierabend fehlt?

Beispiele: Stundenzettel abtippen, Angebote aus Vorlagen zusammenbauen, Rechnungen in die Buchhaltung übertragen, Lieferscheine sortieren.

Geschätzter Aufwand (Std./Woche)

Wer erledigt das?

A2 Angenommen, Sie stellen ab morgen einen zusätzlichen Mitarbeiter in Ihrem Büro ein. Er kostet nichts, soll aber ausschließlich Routineaufgaben übernehmen. Was würde er den ganzen Tag tun?

Bitte so konkret wie möglich. Diese Antwort ist erfahrungsgemäß die wertvollste.

B

Daten & Machbarkeit

Ist die Basis vorhanden, auf der eine Automatisierung aufsetzen kann?

B1 Wo liegen die Informationen, die für diese Routineaufgaben gebraucht werden?

Mehrfachauswahl möglich:

CRM / ERP / Branchensoftware Excel-Listen auf lokalen Rechnern Ordner in der Cloud (Drive, Dropbox, OneDrive) In E-Mail-Postfächern Papier, Ordner, Klemmbrett Vor allem im Kopf einzelner Mitarbeitender

B2 Wie schätzen Sie Qualität und Aktualität dieser Daten ein?

1 = lückenhaft, veraltet, überall verstreut10 = gepflegt, tagesaktuell

B3 Arbeiten Sie eher mit standardisierten Software-Tools oder mit individuellen Einzellösungen?

Überwiegend Standard-Software Gesunde Mischung aus beidem Überwiegend Einzellösungen Weiß ich nicht genau

Welche Programme sind bei Ihnen täglich im Einsatz?

z. B. Handwerkersoftware, Lexware, DATEV, Microsoft 365, WhatsApp, Google Kalender …

C

Ziel & Erfolgsmessung

Woran wir uns am Ende messen lassen wollen.

C1 Wann wäre die Umsetzung für Sie ein voller Erfolg?

Bitte möglichst in Zahlen: „20 Stunden weniger Büroarbeit pro Woche“, „Angebot geht am selben Tag raus“, „Antwortzeit halbiert“.

C2 Wie messen Sie heute die Leistung bzw. den Durchsatz in genau diesem Bereich?

Auch „gar nicht“ ist eine völlig legitime und ehrliche Antwort.

C3 Bis wann soll eine erste spürbare Verbesserung im Alltag ankommen?

So schnell wie möglich Innerhalb von 1–3 Monaten Innerhalb von 3–6 Monaten Zeitlich noch offen

C4 Was kostet Sie der heutige Zustand ungefähr, auf ein Jahr gerechnet?

Grobe Hausnummer genügt: Verlorene Stunden, verschleppte Angebote, Nacharbeit, Überstunden. Wir rechnen es später gemeinsam nach.

C5 Wenn wir am Ende nur eine einzige Sache automatisieren dürften, welche wäre es?

Diese Frage entscheidet, womit wir anfangen.

D1 Gibt es etwas, das wir nicht gefragt haben, was für Ihren Betrieb aber wichtig ist?

Bspw. andere Optimierungslösungen, digitaler Auftritt (Website, Social Media, etc.), Kundengewinnung.

Ich habe die Datenschutzhinweise gelesen und zur Kenntnis genommen. *

Bitte bestätigen Sie die Kenntnisnahme, bevor Sie absenden.

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Ihre Angaben

Schmerzpunkte & Engpässe

Daten & Machbarkeit

Ziel & Erfolgsmessung

Vielen Dank für Ihre Zeit! Wir haben Ihre Antworten erhalten.